De Centrale der Werkgevers aan de Haven van Antwerpen, hierna ook ‘Cepa’ genoemd, hecht een groot belang aan de privacy en een zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van de Gebruiker (de persoon dewelke de Applicatie gebruikt). Daarbij respecteert Cepa steeds de eisen uit de privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR). In deze privacyverklaring wil Cepa op een heldere, transparante, eenvoudige maar correcte manier informeren wanneer, waarom en hoe Cepa persoonsgegevens via de Applicatie verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt. Cepa wenst, via de Applicatie, de Gebruiker beter te voorzien van Informatie, inclusief persoonlijke Informatie en persoonsgegevens. Om te slagen in het aanbieden van de Diensten heeft Cepa dan ook deze persoonsgegevens nodig. De onderhavige privacyverklaring betreft specifiek deze persoonsgegevens. Doorheen de tekst van deze privacyverklaring wordt melding gemaakt van persoonsgegevens. Deze gegevens maken onderdeel uit van de beschikbare Informatie in de Applicatie, door middel dewelke een Gebruiker geïdentificeerd kan worden.

Vanuit de (wettelijke) opdracht van Cepa, verzamelt en verwerkt Cepa reeds Informatie (incl. persoonsgegevens) van de Gebruiker. Voor de Diensten binnen de Applicatie, gebruikt Cepa de Informatie (incl. persoonsgegevens) waarover zij reeds beschikt vanuit haar (wettelijke) opdracht.

Cepa verwerkt de persoonsgegevens die Gebruiker zelf aan Cepa bezorgt via de Applicatie. Cepa gebruikt deze persoonsgegevens enkel voor de doeleinden waarvoor de Gebruiker ze bezorgt, oa. verlofaanvragen, bestellen van kledij, wijziging van contactinformatie en dergelijke meer. Deze Informatie (incl. persoonsgegevens) wordt vervolgens door Cepa verwerkt in haar systemen om toe te laten dat alle Informatie (incl. persoonsgegevens) correct verwerkt wordt en de dienstverlening naar de Gebruiker optimaal blijft.

Wanneer de Applicatie wordt gebruikt (in de ruime zin van het woord), kunnen ‘toestel identifiers’ op het toestel van de Gebruiker geraadpleegd, verzameld, gemonitord en/of bewaard worden. Dit gebeurt door de onderaannemer en niet door Cepa zelf. Tussen de onderaannemer en Cepa is er geen communicatie van persoonsgegevens of toestel identifiers. Op geen enkel ogenblik beschikt één partij over beide gegevens.

Cepa verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van de Gebruiker binnen de Applicatie voor volgende doeleinden:

• Het correct weergeven van Informatie aan de Gebruiker;
• De correcte verwerking van verzoeken, aanvragen, enz. vanuit de Gebruiker;
• De correcte verwerking van wijzigingen aan Informatie;
• Het optimaliseren van het gebruik van de Applicatie;
• Technische problemen tijdens het gebruik van de Applicatie detecteren;
• Monitoring van het gebruik van de Applicatie;
• Wanneer Cepa hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft, welk belang echter steeds afgewogen moet worden ten aanzien van het recht op privacy van de Gebruiker.

Cepa zorgt er steeds voor dat de toegang tot de persoonsgegevens van de Gebruiker binnen de organisatie beperkt is tot de medewerkers die effectief toegang nodig hebben om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor de Gebruiker de gegevens bezorgde.

In de regel deelt Cepa geen persoonsgegevens van Gebruikers met derden, behoudens in die situaties waar dit noodzakelijk is voor de Diensten binnen de Applicatie. Zo zal de Applicatie een toestel identifier bezorgen aan de onderaannemer van Cepa. Dit is noodzakelijk voor de goede werking van de Applicatie, waarbij Cepa verder geen persoonsgegevens verstrekt aan de onderaannemer zodat deze enkel en alleen over Informatie vanuit een toestel identifier beschikt en niet kan afleiden welke persoon verbonden is aan een specifiek toestel. Cepa verkoopt geen persoonsgegevens of enige andere Informatie van de Gebruiker aan derde partijen, noch geven zij deze persoonsgegevens door aan derden behoudens aan organisaties die verbonden zijn met Cepa en over deze persoonsgegevens moeten beschikken (eerste hulp, opleidingen en dergelijke meer).

Als algemeen principe geldt dat Cepa de persoonsgegevens van de Gebruiker niet langer bewaart dan strikt nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Bovendien verwijdert Cepa de persoonsgegevens van de Gebruiker zonder onnodige vertraging wanneer de Gebruiker Cepa hiertoe verzoekt en dit verzoek ontvankelijk is (zie deel 6 van deze privacyverklaring). Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de persoonsgegevens definitief verwijderd.

Met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens heeft de Gebruiker steeds het recht op:

• het al dan niet gedeeltelijk intrekken van de door hem of haar verleende toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens;
• een verzoek tot inzage van zijn of haar persoonsgegevens;
• een verzoek tot rectificatie van zijn of haar persoonsgegevens;
• een verzoek tot beperking van de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens;
• een verzoek tot de algehele verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens;
• een verzoek tot gegevensoverdracht (dit betekent dat de Gebruiker verzoekt om zijn of haar gegevens over te dragen naar hem of haar of zelfs naar een andere organisatie waar de wet dit voorschrijft);
• een klacht in te dienen met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens.

Alle verzoeken voor de uitoefening van bovenstaande rechten kunnen bezorgd worden via de kanalen uit deel 9 van deze privacyverklaring. Als de Gebruiker niet tot een oplossing komt met Cepa, heeft hij of zij steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen bekend onder de naam ‘Privacycommissie’) conform de bepalingen uit deel 11 van deze privacyverklaring.

Cepa levert veel inspanningen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met de persoonsgegevens van de Gebruiker tegen te gaan. Verder implementeert Cepa de passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerkingen voldoen aan de eisen van nationale en Europese wetgeving en verzekeren op zo een manier ook de bescherming van de rechten van de Gebruiker. Cepa zorgt ervoor dat deze maatregelen regelmatig worden opgevolgd en aangepast waar nodig.

Cepa maakt geen persoonsgegevens over aan personen of organisaties, waarbij desbetreffende persoonsgegevens de EER zouden verlaten. Ook alle IT infrastructuur (datacentra, servers) van Cepa bevindt zich eveneens binnen de EER.

De Gebruiker heeft steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. De Gegevensbeschermingsautoriteit is steeds te bereiken:

• Schriftelijk: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Telefonisch: +32 2 274 48 00
• Email: contact@apd-gba.be

Voor meer informatie kan de Gebruiker steeds de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit bezoeken op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact.

Cepa kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Alle updates en wijzigingen worden onmiddellijk na de publicatie ervan van kracht. Cepa moedigt de Gebruikers daarom aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat hij of zij steeds op de hoogte blijft van veranderingen die een invloed kunnen hebben op hem of haar. Belangrijke wijzigingen zullen automatisch worden meegedeeld via de Applicatie. Wanneer Cepa van plan is om de verzamelde persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de Gebruiker de persoonsgegevens heeft bezorgd, verstrekt Cepa via de Applicatie vóór die verdere verwerking informatie over dat andere doel en alle andere relevante informatie.

De Gebruiker kan Cepa steeds bereiken op onderstaande adressen: Cepa cvba Brouwersvliet 33 bus 7, 2000 Antwerpen prisec@cepa.be