Pagina URL: https://www.cepa.be/havenarbeiders/help/privacy-policy-dockwise/
Pagina URL: https://www.cepa.be/havenarbeiders/help/privacy-policy-dockwise/
OCHA, een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, geregistreerd in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder nummer 0420.873.694, met adres van haar zetel te Brouwersvliet 33 bus 7, 2000 Antwerpen, België, hecht een enorm groot belang aan de privacy en een zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van de gebruikers (hierna ook ‘Gebruikers’) van het OCHA LMS (hierna ook ‘Dockwise’).
Eén van de kerntaken van OCHA is het voorzien in kwalitatieve opleidingen voor de havenarbeiders van de Haven van Antwerpen, niet in het minst in kader van veiligheid maar ook om de professionele groei van de havenarbeiders te bevorderen. Hiertoe heeft OCHA altijd werk gemaakt van opleidingen op maat van de havenarbeiders, nauw contact en waarbij een persoonlijk aspect steeds centraal stond. Om in de toekomst het aanbod van opleidingen verder uit te kunnen breiden, gerichtere opleidingen te kunnen aanbieden en algeheel te kunnen voorzien in een kwalitatief opleidingsaanbod, biedt OCHA via Dockwise voortaan ook via digitale weg opleidingen aan. Ook verplichte opleidingen en opleidingsonderdelen zullen in de toekomst via Dockwise aangeboden worden, zodat de Gebruikers ongeacht de tijd en locatie toegang hebben tot de opleidingen.
Hiertoe moet OCHA evenwel persoonsgegevens van de Gebruikers verwerken, waarbij OCHA er steeds naar streeft om deze persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante wijze te verwerken. In deze privacyverklaring wenst OCHA op een heldere, transparante, eenvoudige en correcte wijze uit te leggen hoe OCHA omgaat met de persoonsgegevens die zij verzamelt en verwerkt van de Gebruikers, ongeacht of OCHA deze gegevens rechtstreeks dan wel via een derde partij verkregen heeft.
De privacyverklaring licht tevens toe voor welke doeleinden OCHA de persoonsgegevens van Gebruikers verwerkt, welke categorieën persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten de Gebruikers genieten inzake hun persoonsgegevens en hoe zij hun rechten kunnen uitoefenen.
OCHA verzoekt u vriendelijk om deze privacyverklaring goed door te nemen opdat u op voldoende wijze geïnformeerd bent over uw rechten en hoe u deze kan uitoefenen. Heeft u alsnog vragen of opmerkingen, dan kan u steeds met OCHA contact opnemen.
Onder persoonsgegevens wordt alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de privacywetgeving hanteert de term “betrokkene”) verstaan. Organisaties, zoals bedrijven, vallen aldus buiten het toepassingsgebied van deze privacyverklaring.
Over welke gegevens kan het gaan? Persoonsgebonden gegevens zoals bijvoorbeeld naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres, competenties, opleidingshistoriek- en resultaten, en persoonlijke identificatiecodes zoals het werkboeknummer.
De verwerking van persoonsgegevens, zoals hierboven aangehaald, betekent onder meer het verzamelen, bewaren, gebruiken, meedelen, beheren en wijzigen van persoonsgegevens.
Voor algemene vragen over de werking van OCHA en/of Dockwise en uw account kan u ons bereiken via mail op info@ocha.be of telefonisch via het nummer +32 3 543 96 10.
Voor specifieke vragen of opmerkingen i.v.m. uw privacy, kan u ons bereiken via mail op prisec@cepa.be.
Met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens hebben Gebruikers steeds verscheidene rechten, dewelke wettelijk werden vastgelegd in de privacywetgeving. Aldus garandeert OCHA te allen tijde dat u volgende rechten kan uitoefenen.
OCHA zal bevestigen of persoonsgegevens verwerkt worden of niet. In het voorkomend geval dat persoonsgegevens verwerkt worden, kunnen Gebruikers in kwestie verzoeken inzage in de persoonsgegeven te krijgen en/of van deze persoonsgegevens een uittreksel te krijgen. Worden meerdere kopijen opgevraagd, dan kan OCHA hier een vergoeding voor vragen.
Indien de persoonsgegevens waarover OCHA beschikt inaccuraat of onvolledig zijn, kunnen de Gebruikers verzoeken om dit te corrigeren dan wel aan te vullen. Indien gewenst door Gebruikers, kan OCHA hen informeren over de derde partijen dewelke de inaccurate en/of onvolledige informatie in het verleden hebben ontvangen.
Gebruikers kunnen OCHA verzoeken om in bepaalde situaties, een deel of alle persoonsgegevens niet meer te verwerken. Indien gewenst door Gebruikers, kan OCHA hen informeren over de derde partijen dewelke de informatie in het verleden hebben ontvangen.
Gebruikers kunnen OCHA verzoeken om hun persoonsgegevens volledig te verwijderen. Dit is echter beperkt tot die situaties waar deze persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor OCHA om haar dienstverlening uit te voeren. Indien gewenst door Gebruikers, kan OCHA hen informeren over de derde partijen dewelke de informatie in het verleden hebben ontvangen.
Gebruikers hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door OCHA, daar waar OCHA deze gegevens verwerkt vanuit een gerechtvaardigd belang waarbij Gebruikers aantonen dat hun recht primeert boven het gerechtvaardigd belang van OCHA, dan wel voor de situaties waar OCHA deze gegevens verwerkt voor marketingdoeleinden.
Gebruikers kunnen aan OCHA vragen om, afhankelijk van de omstandigheden, persoonsgegevens die Gebruikers aan OCHA bezorgd hebben op hun beurt over te maken aan een derde partij naar keuze van Gebruikers of elders te gebruiken. De overgedragen persoonsgegevens worden door OCHA in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm opgemaakt en overgemaakt.
OCHA zal steeds de verzoeken tot uitoefening van uw rechten inwilligen en opvolgen, tenzij er gerechtvaardigde gronden bestaan waardoor OCHA geen gevolg kan geven aan uw verzoek. In dergelijke gevallen kan OCHA geen of slechts gedeeltelijk gevolg geven aan uw verzoek.
Bij elk verzoek om uw rechten uit te oefenen vragen wij u vriendelijk om zo specifiek mogelijk te zijn, opdat wij uw verzoek vlotter kunnen verwerken en inwilligen. Om te verzekeren dat wij persoonsgegevens enkel en alleen bezorgen aan de juiste persoon, is het mogelijk dat wij u vragen om uw identiteit te bevestigen. Hiertoe is het mogelijk dat wij u vragen om een foto of een scan van uw identiteitskaart over te maken aan OCHA.
Binnen de maand krijgt u antwoord vanuit OCHA op uw verzoek. Wij doen ons uiterste best om uw verzoek volledig af te handelen binnen deze periode, doch is het ook mogelijk dat wij – om gewichtige redenen – uitstel vragen.
Elk verzoek is in principe kosteloos, tenzij de behandeling van uw verzoek een buitenproportionele administratieve last met zich meebrengt voor OCHA. Wij zullen u evenwel op voorhand informeren op enige kosten, mochten deze toepasselijk zijn.
Alle verzoeken voor de uitoefening van bovenstaande rechten moeten aan OCHA bezorgd worden door contact op te nemen met OCHA op de wijze zoals werd vermeld in artikel 2 van deze privacyverklaring.
Dockwise is het antwoord van OCHA op de groeiende vraag naar digitale, remote opleidingen en verdere modernisering van het opleidingsaanbod aan de havenarbeiders en de Gebruikers van Dockwise. Om een opleidingsaanbod op maat te kunnen aanbieden, worden persoonlijke profielen opgemaakt via welke profielen de Gebruikers gepaste opleidingen kunnen volgen. Voor de opmaak en het beheer van deze accounts heeft OCHA nood aan persoonsgegevens van de Gebruikers, dit onder meer voor het contacteren van de Gebruikers.
OCHA verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van Gebruikers van Dockwise voor volgende doeleinden:
– Aanmaak en beheer van gebruikersprofielen / accounts van de Gebruikers;
– Contacteren van Gebruikers, via Dockwise maar ook via e-mail en/of telefoon;
– Aanbieden van gerichte opleidingen op basis van het account van de Gebruikers;
– Het verbeteren van de werking van Dockwise en haar diensten, processen en toepassingen, hiertoe geniet OCHA over een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken.
Dockwise is een verplicht onderdeel, kaderend binnen de verplichte opleidingen (en eveneens facultatieve opleidingen) voor havenarbeiders binnen de Haven van Antwerpen. De rechtsgrond waarop OCHA de persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, is gebaseerd op basis van de relevante wetgeving, nl. het KB van 5 juli 2004 betreffende de erkenning van havenarbeiders in de havengebieden die onder het toepassingsgebied vallen van de wet van 8 juni 1972 betreffende de havenarbeid. Verder is het tevens mogelijk dat uw werkgever gebruik maakt van de dienstverlening van OCHA, waarbij OCHA optreedt als een onderaannemer van uw werkgever en in die hoedanigheid uw persoonsgegevens verwerkt.
Bij de aanmaak en het gebruik van Dockwise worden persoonsgegevens opgevraagd en verwerkt, dit om de functionaliteiten van Dockwise te ondersteunen. De verzamelde gegevens zijn:
– Aanspreking;
– Naam, voornaam;
– Gebruikersnaam;
– Afbeelding / profielfoto (optioneel);
– E-mailadres;
– Nationaliteit;
– Geslacht;
– Gebruikerstype (bvb. ‘standard user’);
– Status authenticatie (actief/passief);
– Vaste klant (bijvoorbeeld ‘Cepa’);
– Datum erkenning;
– Status (bvb. ‘geregistreerd’, ‘uitgeschreven’);
– Bron van de gegevens.
Dit zijn de mogelijks verwerkte gegevens. Niet alle bovenstaande (persoons)gegevens zijn verplicht in het gebruik van Dockwise.
OCHA verwerkt in kader van Dockwise geen bijzondere persoonsgegevens.
OCHA deelt geen persoonsgegevens van de Gebruikers met derde partijen, met uitzondering van die organisaties of personen die deze gegevens nodig hebben. Enkele voorbeelden:
– Voor de verplichte opleidingsonderdelen om havenarbeider te worden, zullen uw gegevens gedeeld worden met bijvoorbeeld CEPA, verantwoordelijk voor de organisatie van de havenarbeid in de Haven van Antwerpen.
– Bij facultatieve opleidingen voor uw werkgever, uitgevoerd door OCHA, zullen uw gegevens gedeeld worden met uw werkgever.
Het delen van persoonsgegevens door OCHA, naast de bovenvermelde situaties, zal enkel en alleen gebeuren mits het verkrijgen van uw toestemming tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u, of uw werkgever, met ons heeft afgesloten, of tenzij dit een wettelijke verplichting is.
Teneinde kwalitatieve, gebruiksvriendelijke opleidingen aan te bieden via Dockwise, werkt OCHA samen met derde partijen. Deze partijen verkrijgen conform artikel 4.5 geen persoonsgegevens van OCHA, maar kunnen eventueel in parallel aan OCHA zelf persoonsgegevens verzamelen en verwerken van de Gebruikers. In dit laatste geval dient de Gebruiker, wat betreft de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens door deze derde partij het toepasselijke privacy beleid van deze derde partij te lezen daar deze de verhouding tussen de Gebruiker en de verwerkingsverantwoordelijke zal toelichten.
Als algemeen principe geldt dat OCHA de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens niet langer bewaart dan strikt nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Bovendien verwijdert OCHA enige persoonsgegevens, zonder onnodige vertraging, wanneer personen hierom verzoeken.
De persoonsgegevens van Gebruikers met betrekking tot de dienstverlening van OCHA in kader van Dockwise en dus de Gebruikers hun Dockwise-account, worden bewaard gedurende de gehele periode dat de Dockwise-account actief is. De gegevens worden nadien tot twee (2) jaar na de stopzetting van de Dockwise-account bewaard.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de persoonsgegevens definitief verwijderd.
OCHA levert veel inspanningen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met de persoonsgegevens van Gebruikers tegen te gaan. Hiertoe neemt OCHA de nodige en passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerkingen voldoen aan de eisen van nationale en Europese wetgeving. OCHA verzekert op deze manier ook de bescherming van de rechten van Gebruikers. OCHA zorgt ervoor dat deze maatregelen regelmatig worden opgevolgd en aangepast waar nodig.
OCHA baseert haar beveiligingsbeleid op de internationale normen voor informatiebeveiliging (ISO27001, ISO27002 en ISO27701).
OCHA maakt geen persoonsgegevens over aan personen of organisaties, waarbij desbetreffende persoonsgegevens de EER zouden verlaten. Ook alle gebruikte IT infrastructuur van OCHA bevindt zich binnen de EER.
U kan meer informatie vinden over de privacywetgeving in België op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit.
Indien u van mening bent dat OCHA een schending begaat van uw rechten inzake privacy en u van mening bent dat OCHA hieraan niets heeft ondernomen nadat u met ons contact heeft opgenomen, kan u steeds een klacht indienen bij de bovenvermelde gegevensbeschermingsautoriteit.
OCHA kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Alle updates en wijzigingen worden onmiddellijk na de publicatie ervan van kracht. OCHA moedigt de Gebruikers daarom aan om deze privacyverklaring op regelmatige tijdstippen te raadplegen, zodat hij/zij steeds op de hoogte blijft van veranderingen die een invloed kunnen hebben op hem/haar.